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Formalités avec la Prestigieuse Académie - Ensemble Le Togo ! Formalités avec la Prestigieuse Académie - Ensemble Le Togo !

 

 

 

FORMALITÉS

 

 

Selon la structure choisie, les formalités de création de votre entreprise sont différentes. Dans le cas d’une entreprise individuelle, qui ne forme qu’une seule et même personne avec l’entrepreneur, voici les formalités habituelles que vous aurez à réaliser.

 

 

 

 

 

Étape 1 : 1ère visite dans votre Centre de formalités des entreprises (CFE).

Celui-ci va vous permettre d’effectuer un certain nombre de formalités, notamment votre demande d’immatriculation. Vous pouvez également effectuer cette démarche en ligne.

 

Étape 2 : constituer le dossier.

Le CFE vous listera les documents à remplir ainsi que la liste des pièces nécessaires à fournir pour créer votre entreprise.

 

Étape 3 : 2ème visite dans votre CFE. 

Une fois le dossier complété, le CFE vous donnera un récépissé de dépôts de dossier de création d’entreprise comportant la mention “en attente d’immatriculation”. Il sera valable jusqu’à la date de notification de l’immatriculation de votre entreprise, sans pouvoir excéder une durée d’un mois à compter de sa délivrance.

 

BON À SAVOIR : la déclaration d’insaisissabilité

 

En tant qu’entrepreneur individuel, vos biens ne sont pas protégés en cas de dettes ou de liquidation judiciaire. Effectuez une déclaration d’insaisissabilité auprès d’un notaire, afin de protéger certains de vos biens. La résidence principale de l’entrepreneur individuel est insaisissable par ses créanciers professionnels depuis le 7 août 2015. Les autres biens fonciers peuvent être protégés par une déclaration d’insaisissabilité.

 

 

 

QUELLES FORMALITÉS POUR CRÉER UNE SARL, SARLU, SA, EURL, SAS, SASU ?

 

Entre le début de ces démarches et le début de l’activité de votre entreprise, prévoyez au moins une quinzaine de jours.

 

Étape 1 : 1ère visite dans votre Centre de formalités des entreprises (CFE). 

Celui-ci va vous permettre d’effectuer un certain nombre de formalités, notamment votre demande d’immatriculation. Vous pouvez également effectuer cette démarche en ligne .

 

Étape 2 : choisir la dénomination sociale et le nom de votre entreprise. 

Par précaution, assurez-vous auprès de l’Institut national de la propriété industrielle que le nom choisi pour votre entreprise n’est pas déjà utilisé ou n’a pas fait l’objet d’un dépôt de marque.

Pensez ensuite à votre tour à protéger ces documents.

 

Étape 3 : rédiger et enregistrer les statuts.

Un modèle de statut type peut être remis par le CFE ou par le greffe du tribunal de commerce.

 

Point spécifique aux sociétés par actions simplifiées (SAS) ou société anonyme SA, l’intervention d’un commissaire aux apports est obligatoire. Il est désigné par le président du tribunal de commerce.

Les statuts de la SAS doivent fixer les modalités de souscription et de répartition des actions pour de tels apports ainsi que le délai au terme duquel ces dernières feront l’objet d’une évaluation.

 

 

Étape 4 : nommer un dirigeant. 

 

 

Étape 5 : nommer des commissaires aux comptes. 

Un commissaire aux comptes titulaire et un suppléant doivent être nommés dans les statuts dans le cas d’une SA ou SAS en cas de dépassement de seuils (total bilan, chiffre d’affaires, nombre de salariés). En savoir plus ici.

 

 

Étape 6 : bloquer le capital.

Pour constituer votre société, vous déposer votre capital auprès d’une banque , qui vous fournira en contrepartie une attestation de versement des fonds bloqués jusqu’à l’enregistrement de votre société. Les fonds seront débloqués par votre banque sur présentation de l’extrait Kbis et virés sur le compte courant de la société.

 

 

Étape 7 : enregistrer les statuts dans le mois qui suit leur signature. 

Une fois datés et signés, vous devez faire enregistrer quatre exemplaires des statuts auprès du service des impôts des entreprises du siège de votre société.

 

 

Étape 8 : publier un avis de constitution dans un journal d’annonces légales.

Les informations à faire figurer sont les suivantes :

 

 

 

 

Vous pouvez vous adresser à un journal spécialisé dans les annonces légales ou à un journal non spécialisé habilité à publier ce genre d’annonces dans le département considéré. N’hésitez pas à comparer le prix des différents annonceurs et leur zone de diffusion géographique. Pour obtenir la liste de ces journaux, vous pouvez vous adresser au Centre de Formalités des Entreprises ou à la Préfecture.

 

 

Noter que cette démarche peut être effectuée en ligne via des services web d’annonces légales dédiés aux entrepreneurs.

 

 

Étape 9 : déposer le dossier complet auprès du CFE. 

Les documents nécessaires sont :

Le Centre des Formalités des Entreprises fonctionne sous la forme d’un « Guichet Unique » ou sont effectués toutes les formalités de création, de modification et de dissolution d’entreprises.

 

 

Créer une entreprise individuelle
Créer une société
Créer son entreprise en ligne
Suggérer, réclamer, demander

 

 

 

 

 

 

 

 

COMMENT IMMATRICULER VOTRE ENTREPRISE ?

 

 

Pour immatriculer votre entreprise, vous devez effectuer des démarches auprès d’un CFE TOGO Son objectif est de vous aider dans les formalités et les démarches administratives à accomplir pour créer votre entreprise.

 

Le CFE compétent est situé selon votre activité :

 

 

 

 

QUAND ET COMMENT OUVRIR UN COMPTE PROFESSIONNEL ?

 

 

L’ouverture d’un compte professionnel n’est obligatoire que pour les sociétés. Cependant, si les entreprises individuelles n’ont aucune contrainte législative, il est préférable d’en ouvrir un.

 

Le compte professionnel : un outil pratique 

 

Le compte professionnel comporte des avantages comptables et fiscaux. Il vous permet de différencier vos opérations privées et professionnelles et, ainsi, de simplifier la gestion de votre trésorerie. Cela vous permettra aussi de faciliter les éventuelles opérations de contrôle fiscal. Enfin, ouvrir un compte professionnel vous donne accès à des services spécifiques adaptés à vos besoins.

Dès que votre entreprise est immatriculée, vous pouvez entamer les démarches d’ouverture d’un compte professionnel. Cela vous permettra d’avoir un RIB, et ainsi de faciliter certaines de vos démarches administratives.

 

 

Les pièces justificatives demandées

 

Voici les documents qui vous seront le plus souvent demandés pour ouvrir un compte professionnel :

 

Des services pour répondre aux besoins des professionnels et aux attentes de leur clientèle

 

Lorsque vous ouvrez un compte professionnel, vous bénéficiez de conseils et d’un suivi de vos comptes par votre conseiller. Les services offerts et les politiques tarifaires des banques pour les clients professionnels diffèrent. Par exemple, le prix de l’utilisation de la carte bancaire et des chèques peut considérablement varier. Sachez que votre banque a l’obligation de vous fournir un relevé de compte par mois, mais qu’un envoi plus régulier peut constituer un service payant. Afin de vous renseigner, vous pouvez demander la plaquette tarifaire professionnelle de votre banque, qui est également souvent disponible sur Internet.

 

 

Les banques vous proposent souvent des services adaptés : n’hésitez pas à contacter votre conseiller pour diagnostiquer vos besoins. Il n’y a donc pas véritablement de services définis, mais voici les services qui vous seront le plus couramment proposés si vous ouvrez un compte professionnel :

– gestion de vos comptes par Internet ;

– moyens de paiement (carte bancaire, chéquier, effet de commerce) ;

– assurance de vos moyens de paiement ;

– outil de gestion de votre trésorerie (excédentaire ou déficitaire) ;

– autorisation de découvert (souvent accordée par les banques pour un maximum de 15 jours du chiffre d’affaires).

 

 

Ouvrir un compte professionnel vous donnera également accès à des solutions d’encaissement qui vous permettront de mieux répondre aux attentes de vos clients :

– paiement sur le point de vente ;

– encaissement en mobilité (pour les taxis et commerces ambulants, par exemple) ;

– solutions spécifiques telles que le paiement express sans contact, le paiement en ligne sécurisé, l’acceptation de certaines cartes bancaires internationales, le paiement en trois ou quatre fois sans frais, etc.

 

Ces offres sont soumises à conditions, renseignez-vous auprès de votre conseiller.

 

 

 

 

 

COMMENT BLOQUER VOTRE CAPITAL SOCIAL ?

 

 

Le capital social correspond aux valeurs totales apportées par les associés d’une société (apports en nature ou en numéraire). Une fois ce capital constitué, celui-ci doit être bloqué sur un compte par votre banque.

 

La notion de capital social concerne uniquement les sociétés composées d’une personne morale distincte des porteurs (Quelles formalités pour créer une SARL / EURL / SAS ou SA ?).

 

 

Une fois le blocage des fonds effectué, la banque vous remet une attestation de blocage de capital. Ce document fait partie des éléments constitutifs du dossier à remettre au Centre de formalités des entreprises (CFE) pour l’obtention de votre extrait Kbis(“acte de naissance de l’entreprise”).

 

C’est la remise de votre extrait Kbis à votre banque qui permettra à celle-ci de procéder au déblocage des fonds en faveur de votre société, sur le compte professionnel ouvert dans ses comptes. Ce capital constituera une partie de votre trésorerie qui vous permettra de pourvoir aux dépenses nécessaires au lancement de votre activité.

 

Vous n’avez pas besoin de libérer 100 % du capital social lors de la phase de création de votre entreprise. Vous pouvez procéder à une libération partielle. Les pourcentages et le temps nécessaire à la libération du capital dépendent du statut de votre entreprise : la constitution d’une SARL nécessite la libération immédiate de 20 % à la création (les 80 % restants dans les 5 ans), celle d’une SAS de 50 % à la création (50 % sur 5 ans).

 

Il est à noter que le capital est divisé en parts ou actions réparties entre les associés ou les actionnaires.

 

 

 

 

 

COMMENT PRÉVOIR VOTRE BESOIN DE TRÉSORERIE ?

 

 

Les difficultés de trésorerie sont la principale cause de défaillance des entreprises. En tant qu’entrepreneur, vous devrez suivre votre trésorerie de très près et anticiper l’évolution de vos besoins.

 

N’hésitez pas à associer votre expert-comptable et votre conseiller bancaire à l’évaluation de ces besoins et aux solutions à mettre en place pour y répondre.

 

Anticiper les décalages de paiement

 

Votre activité d’entrepreneur pourra vous exposer à des décalages entre vos encaissements (chiffre d’affaires) et vos décaissements (dettes fournisseurs, charges fixes, dettes fiscales et sociales).

 

Ces décalages peuvent s’expliquer pour différentes raisons :

 

Vendre plus demande plus de trésorerie !

 

Les problèmes de trésorerie ne sont pas réservés aux entreprises en difficulté. Le développement du chiffre d’affaires impacte aussi la trésorerie.

En effet, avant même d’encaisser de nouvelles recettes, votre entreprise va devoir disposer de ressources pour faire face au développement de son activité : achats de matières premières, nouveaux équipements, embauches supplémentaires, etc.

Vous pouvez donc vous retrouver dans la situation paradoxale de voir votre carnet de commandes augmenter tout en ayant de graves difficultés de trésorerie !

 

 

Piloter votre trésorerie avec le plan de trésorerie

 

Pour suivre votre trésorerie, vous devez établir un plan de trésorerie prévisionnelle sur l’année.

Ce plan reprend tous vos encaissements et décaissements prévus mois par mois : vos recettes et l’ensemble de vos charges y sont mentionnés, en tenant compte des délais de paiement (créances clients, crédits fournisseurs, récupération de la TVA sur les achats, etc.).

 

Grâce à lui, vous serez en mesure d’anticiper toutes les difficultés éventuelles, donc de préparer avec votre partenaire bancaire la mise en place de solutions pour y faire face.

 

Faire face à une difficulté de trésorerie

 

En phase de lancement, votre besoin en fonds de roulement sera intégré dans votre plan de financement.

En phase de développement, vous pouvez vous rapprocher de votre partenaire bancaire pour trouver des solutions adaptées à vos besoins en trésorerie.

 

 

 

 

COMMENT EMBAUCHER VOTRE PREMIER SALARIE ?

 

 

Vous envisagez d’embaucher votre premier salarié pour faire face au développement de votre activité ?

Réussir son premier recrutement est un enjeu très important pour l’avenir de votre entreprise. Préparez votre première embauche étape par étape, en vous faisant assister si nécessaire.

 

Les étapes du recrutement 

 

Définissez précisément le poste qui va faire l’objet du recrutement : l’intitulé du poste, les missions, les responsabilités associées, les évolutions possibles…

 

Sur la base de la définition du poste, déterminez les compétences requises pour occuper celui-ci : formation, compétences particulières, expérience, qualités personnelles, mobilité…

 

Il existe plusieurs types de contrat de travail : contrat à durée déterminée (CDD), contrat à durée indéterminée (CDI), contrat de professionnalisation, etc.

Le type de contrat de travail que vous retiendrez et son contenu devront être conformes au droit du travail.

Vous pouvez obtenir des renseignements relatifs à l’application du Code du travail et des conventions collectives auprès du ministère du travail et de l’emploi.

 

Premier filtre de sélection, votre annonce doit décrire précisément le poste et le profil recherché pour cibler les meilleurs candidats potentiels en adéquation avec les besoins du poste.

Le contenu des annonces est encadré par la loi. Vous devez veiller à n’y mentionner aucun critère discriminant (âge, sexe, etc.).

 

Sur la base des CV et des lettres de motivations que vous aurez analysés, vous allez retenir un certain nombre de candidats pour un entretien. Cet entretien doit vous permettre de valider les compétences professionnelles du candidat et de mesurer sa motivation.

 

Pour connaître les formalités administratives liées à l’embauche, consultez le site du ministère de l’emploi au Togo !

 

Pour que votre salarié soit opérationnel dès son embauche, vous devez avoir préparé son intégration et vous rendre disponible à son arrivée et le temps de la prise en main de son poste. En effet, vous aller devoir former votre salarié (fonctionnement de l’entreprise, approche de votre clientèle, transmission de savoir-faire…)

 

 

Tout d’abord, la période d’essai doit vous permettre d’évaluer les compétences de votre salarié et à ce dernier d’évaluer si le poste lui convient. De plus, elle n’est pas obligatoire et sa durée maximum est fixée par le code du Travail et les conventions collectives.

Pendant la période d’essai, l’employeur ou le salarié ont la possibilité de rompre le contrat de travail sans qu’il soit nécessaire d’en motiver la raison (il existe toutefois des cas de ruptures abusives de la période d’essai). Un délai de prévenance doit être respecté par chacune des parties.

 

Se faire assister

 

Vous pouvez faire appel à un cabinet de recrutement pour vous assister dans votre recrutement :

 

Un cabinet de recrutement pourra vous faire gagner beaucoup de temps dans vos démarches en sélectionnant les deux ou trois meilleurs candidats. Au final, c’est tout de même vous qui aurez le dernier mot !

 

Le coût d’un cabinet de recrutement est généralement compris entre 10 et 20 % du salaire annuel brut du salarié embauché. Ce coût peut sembler élevé, mais il faut garder à l’esprit que traiter soi-même 50 à 100 candidatures n’est pas une mince affaire (analyser les CV et les lettres de motivations, recevoir les candidats en entretien, etc.).

 

 

Estimer le coût global de l’embauche 

 

Si l’arrivée d’un salarié dans votre entreprise est synonyme de développement de votre chiffre d’affaires, elle constitue également un coût qui ne doit pas peser sur la rentabilité de votre activité. Il est donc important d’en estimer le coût global. Il faut distinguer les coûts directs et les coûts indirects d’un salarié.

 

 

Les principaux coûts directs sont :

– le salaire brut : il est composé du salaire net et des cotisations salariales ;

– les charges patronales : elles sont calculées sur la base du salaire brut. Il s’agit des cotisations d’assurance maladie, d’allocations familiales, d’assurance vieillesse, d’accident du travail, d’assurance chômage, de retraite complémentaire (CNSS-TOGO), de formation professionnelle ainsi que les taxes sur les salaires et d’apprentissage.

Selon les entreprises, on peut également inclure dans les coûts directs :

– les avantages en nature (nourriture, logement) ;

– les gratifications : treizième mois, prime de vacances… ;

– l’intéressement et la participation.

Pour connaître les taux de cotisations du régime général de la Sécurité sociale, consultez le site de caisse nationale de sécurité sociale au Togo, https://cnss.tg/

 

 

Les coûts indirects sont notamment composés des ressources. Cependant, le salarié en aura besoin pour l’exécution de son travail (matériels, fournitures, équipements).

 

 

 

 

 

QUELS DOCUMENT ARCHIVER ET CONSERVER ?

 

 

Il est important pour tout chef d’entreprise de conserver et d’archiver les documents essentiels de la vie de son entreprise. Il pourra être en mesure de les présenter lors d’une vérification (inspection du travail, ou administration fiscale : OTR). Ou encore il pourra prouver l’existence d’un droit ou d’une obligation.

 

Quels documents conserver ?

 

Le Code du travail, le Code général des impôts ou encore le Code de commerce peuvent prescrire l’obligation de conservation des différents documents de votre entreprise (contrats de travail, bulletins de paie, statuts, rapports des gérants, déclarations fiscales et sociales …)

 

Tous vos enregistrements comptables doivent préciser l’origine et le contenu de la pièce justificative. Ces documents doivent permettre de s’assurer de la fiabilité de la comptabilité en cas de contrôle. Par exemple, les bulletins de paie justifient de l’enregistrement comptable des charges de personnel (salaires, charges sociales, avantages en nature …), les factures attestent de la vente de biens ou de prestations de services, ou encore la quittance du bailleur justifie le paiement du loyer.

 

 

Soyez vigilant quant au contenu et aux mentions figurant sur ces pièces justificatives. Il est essentiel qu’y figurent la date, la nature, le montant de l’opération, ainsi que l’identification de votre client. Sachez qu’il existe des sanctions en cas de non conservation des documents liés à l’activité de l’entreprise.

 

Ainsi, le code pénal prévoit une amende ou une peine d’emprisonnement en cas de détérioration ou de destruction d’un registre ou d’un acte original émanant de l’autorité publique. Le Code général des impôts prévoit, quant à lui, une amende, en cas de destruction ou de refus de communication des documents soumis au droit de communication de l’administration.

 

Combien de temps ?

 

La durée de conservation à respecter est, en pratique, en adéquation avec les délais de prescription, c’est-à-dire les délais au-delà desquels les actions en revendication ne sont plus possibles. Il s’agit d’une durée minimale de conservation, vous avez tout intérêt à les conserver plus longtemps. Vous trouverez ci-dessous les délais de conservation des principaux documents.

 

Sous quelles formes ?

 

Pour pouvoir restituer les informations  lors d’un contrôle, vous devez réaliser l’archivage sur le support d’origine.

 

Le livre des procédures fiscales prescrit les règles suivantes :

 

Où stocker vos documents ?

 

– Les factures papier doivent être stockées sur le territoire Togolais dans un lieu immédiatement accessible à l’occasion d’une requête.

 

– Les factures transmises par voie électronique. Elles doivent être stockées sur le territoire Togolais ou sur le territoire d’un autre Etat membre de l’Union Africaine.

 

Durée d’archivage par type de documents

1 an à partir de l’année d’impositionArticle ….. du Livre des procédures fiscales

DOCUMENTS DURÉE DE CONSERVATION TEXTE DE RÉFÉRENCE
LES DOCUMENTS ET LES PIÈCES COMPTABLES
Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d’inventaire)

Pièces justificatives : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur…

 

10 ans à partir de la clôture de l’exercice social

 

Article. :…..Code de commerce

LES DOCUMENTS CIVILS ET COMMERCIAUX
Contrat conclu entre commerçants et non commerçants 5 ans Article …… du
Code de commerce
Titres de propriété ou de cession de biens immobiliers 30 ans Article ……. du
Code civil
Correspondance commerciale 5 ans Article ……. du
Code de commerce
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) 5 ans Article ……. du
Code de commerce
Document de transport de marchandises 5 ans Article ……. du
Code de commerce
LES DÉCLARATIONS FISCALES ET SOCIALES
Impôt sur le revenu et sur les sociétés 6 ans Article ……. du Livre des procédures fiscales
Les taxes foncières sur les propriétés bâties et non bâties

Contribution à l’audiovisuel public

Contribution économique territoriale (Cotisation foncière des entreprises et cotisation sur la valeur ajoutée) 6 ans Article ……. du Livre des procédures fiscales
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées) 6 ans Article …… du Livre des procédures fiscales
Taxe sur les salaires Fin de la 3ème année civile suivant l’année d’imposition Article …… du livre des procédures fiscales
Déclaration Sécurité sociale 3 ans Article …… du
Code de la Sécurité sociale

 

 

 

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